Política de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Propietarios de Establecimientos Deportivos

Prissma — Zeissen Software SAS

Versión: v1.0 | Vigente desde: 2 de septiembre de 2026

Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013 · Ley 527 de 1999 · Ley 2489 de 2025

Nota de aplicación: Esta política regula el tratamiento de datos personales de los Propietarios, Representantes Legales y Administradores de establecimientos deportivos o gimnasios que contratan la plataforma Prissma. En este contexto, Zeissen Software SAS actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de los Propietarios, y como Encargado del Tratamiento de los datos de miembros e instructores que los Propietarios ingresen al sistema.

Razón Social: Zeissen Software SAS

NIT: 902063986-9

Domicilio: Manizales, Caldas, República de Colombia

Plataforma: Prissma (nombre comercial del producto)

Correo oficial de privacidad: contacto@zeissen.com

Base legal: Art. 17 de la Ley 1581 de 2012 — Deberes del Responsable del Tratamiento.

• Constitución Política de Colombia, Art. 15 — Derecho fundamental al Habeas Data e intimidad.
• Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación de la Ley 1581.
• Decreto 1074 de 2015 — Régimen normativo del sector comercio.
• Ley 527 de 1999 — Validez jurídica del consentimiento electrónico.
• Ley 2489 de 2025 — Protección reforzada de datos de menores en entornos digitales.
• Decreto 0769 de 2026 — Reglamenta la Ley 2489 de 2025; entornos digitales sanos y seguros para niños, niñas y adolescentes.
• Ley 2564 de 2026 — Prevención de violencias en el entorno digital.
• Código de Comercio y normativa tributaria colombiana — Para tratamiento de datos de facturación.
• Directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Titular: Usted como Propietario o Representante Legal del establecimiento.
• Propietario (Owner): Persona natural o jurídica que suscribe el contrato SaaS con Zeissen Software SAS.
• Responsable: Zeissen Software SAS, respecto a los datos de registro de los Propietarios.
• Encargado: Zeissen Software SAS, respecto a los datos de miembros e instructores ingresados por el Propietario.
• Prissma: Nombre comercial de la plataforma tecnológica operada por Zeissen Software SAS.
• SaaS: Software as a Service — modalidad de entrega de la plataforma Prissma a través de internet.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad o puede generar discriminación (incluye biometría).

Zeissen Software SAS aplica los principios del Art. 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: Tratamiento conforme al ordenamiento jurídico colombiano vigente.
2. Finalidad: Solo para propósitos legítimos, específicos y declarados.
3. Libertad: Con autorización voluntaria. Sin ella, no hay tratamiento.
4. Veracidad: Datos exactos, completos y actualizados.
5. Transparencia: El Titular puede conocer sus datos y su uso en cualquier momento.
6. Acceso restringido: Accesible solo por personal autorizado con propósito legítimo.
7. Seguridad: Medidas técnicas robustas para proteger los datos.
8. Confidencialidad: Todo el personal de Zeissen Software SAS está vinculado por NDA.

Al registrar un establecimiento en Prissma, Zeissen Software SAS recolecta:

Datos de identidad y representación:

• Nombres y apellidos del Propietario o Representante Legal.
• Tipo y número de documento de identidad (CC, CE, Pasaporte, NIT).
• NIT del establecimiento y documentos de constitución societaria (cuando aplique).

Datos de contacto y operación:

• Correo electrónico corporativo o personal de gestión.
• Número de teléfono fijo y/o móvil.
• Dirección física del establecimiento principal (ciudad, dirección, país).

Credenciales de acceso:

• Contraseña almacenada en formato hash bcrypt/Argon2 irreversible (nunca en texto plano).
• Tokens de sesión JWT con caducidad automática.

Datos de configuración de la plataforma:

• Nombre comercial y configuración del establecimiento.
• Número de sedes activas y planes de membresía creados.
• Zona horaria configurada para el establecimiento.

Zeissen Software SAS actúa en dos roles simultáneos:

Como Responsable: Respecto a los datos del Propietario (registro, facturación, credenciales). Zeissen determina las finalidades y medios de este tratamiento.

Como Encargado: Respecto a los datos de miembros, instructores y personal que el Propietario registra en Prissma. Zeissen procesa estos datos únicamente por cuenta, instrucción y bajo el control del Propietario, quien en esta relación actúa como Responsable ante sus propios clientes y empleados.

Obligación del Propietario: Como Responsable del tratamiento de los datos de sus miembros e instructores, usted está legalmente obligado a: (1) haber obtenido las autorizaciones previas, expresas e informadas de cada persona; (2) contar con una Política de Tratamiento de Datos publicada en su establecimiento; (3) no condicionar el acceso biométrico sin ofrecer alternativa.

Los datos del Propietario se procesan para:

Finalidades contractuales (ejecución del contrato del servicio Prissma):

1. Crear y autenticar su cuenta de administrador en Prissma.
2. Gestionar la suscripción: las sedes activas, el precio contratado por sede, el periodo gratis, la cobertura anual y los créditos.
3. Calcular y cobrar la tarifa mensual por sede, prorrateada por días, al cierre de cada mes, y emitir el detalle de cada cálculo.
4. Administrar el programa de referidos: verificar la elegibilidad y registrar los créditos.
5. Cobrar los servicios físicos contratados aparte (puertas, instalación, visitas técnicas).
6. Prestar soporte técnico y atención al cliente.

Finalidades operativas del sistema:

1. Enviar notificaciones operativas: facturas, avisos de fin del periodo gratis y de la cobertura anual, avisos de cambio del precio contratado, de mora y de cancelación por falta de pago, créditos ganados, confirmación de cancelación y avisos de actualizaciones.
2. Enviar códigos OTP para la autenticación multifactor.

Finalidades de mejora del servicio:

1. Analizar métricas de uso agregadas y anonimizadas para mejorar funcionalidades.
2. Contactar para comunicaciones sobre actualizaciones importantes o cambios normativos.

Prissma se cobra con una tarifa fija al mes por cada sede activa, todo incluido, sin comisiones sobre los pagos que el Propietario recibe de sus socios y sin permanencia. El precio vigente y las condiciones se publican en la plataforma. El precio que rige para cada Propietario queda fijado el día en que crea su primera sede, y si sube se le avisa por correo con anticipación, antes de que rija.

Para cobrar, Zeissen Software SAS trata el nombre y el correo del Propietario, el historial de sus sedes (fechas de apertura y cierre), que es lo que determina cuántos días se cobran, y el registro de sus facturas, pagos y créditos. El NIT o documento y el teléfono de facturación se tratan solo si el Propietario los entrega —se piden cuando se registra con un código de referido y se pueden completar en Facturación—, para verificar la elegibilidad de los referidos y emitir los comprobantes. Estos datos se usan exclusivamente para calcular y cobrar el servicio, emitir los comprobantes y administrar los créditos. Zeissen Software SAS no almacena números de tarjeta de crédito o débito ni códigos de seguridad.

Si una factura queda sin pagar, la cuenta pasa por un periodo de gracia y después por la suspensión; si la suspensión se prolonga más allá del plazo publicado en la plataforma, la cuenta se cancela, con los mismos efectos que una cancelación pedida por el Propietario, incluida la supresión de los rasgos faciales de sus socios.

Los pagos que los socios hacen al gimnasio por Wompi van a la cuenta Wompi del propio Propietario, que asume la tarifa de Wompi. Zeissen no cobra ningún porcentaje sobre ellos.

Para el cobro del servicio Prissma, el Propietario paga en la pasarela de Wompi Colombia, que procesa los pagos bajo el estándar PCI-DSS Nivel 1 y según sus propias políticas de confidencialidad y seguridad. Zeissen Software SAS recibe de Wompi solo la confirmación de cada transacción (referencia, estado, monto y fecha).

Como Encargado del Tratamiento de los datos biométricos registrados por el Propietario en Prissma:

• Zeissen Software SAS convierte las imágenes faciales en vectores matemáticos cifrados e irreversibles (embeddings). No es posible reconstruir la imagen original.
• El Propietario es responsable de obtener la autorización explícita y diferenciada de cada miembro o instructor antes de activar el control biométrico.
• El Propietario debe garantizar un método alternativo de acceso para quienes no autoricen el uso de biometría.
• Los embeddings biométricos se eliminan de forma inmediata e irreversible cuando el titular revoca su consentimiento.
• La captura de huella dactilar podrá incorporarse en versiones futuras de la plataforma.

El registro como Propietario y la marcación de la casilla de verificación en el formulario de registro constituyen la autorización previa, expresa e informada del Titular conforme al Art. 9 de la Ley 1581 de 2012.

Dicha autorización:

• No está pre-marcada en los formularios.
• Requiere una acción afirmativa y deliberada del Titular.
• Está condicionada a la lectura del presente documento.
• Es registrada como evento inmutable con marca de tiempo UTC en la base de datos de Prissma.

Al aceptar esta política, el sistema genera un registro digital inmutable que contiene:

• Identificador único del Propietario (UUID).
• Canal de aceptación (formulario web).
• Marca de tiempo exacta UTC.
• Versión del documento aceptado (v1.0).

Este registro tiene plena validez jurídica conforme a la Ley 527 de 1999.

Cuando el Propietario opera múltiples sedes o franquicias, Prissma:

• Centraliza la administración bajo una cuenta única de Propietario.
• Segmenta y aisla lógicamente los datos de miembros, staff y configuración por sede mediante arquitectura multi-inquilino (Tenant Isolation).
• Garantiza que los datos de una sede no sean accesibles desde la administración de otra sin permiso explícito del Propietario.

Los registros de entradas y salidas procesados por el kiosco biométrico y los sistemas de control de acceso integrados con Prissma se almacenan con fines de:

• Estadísticas de aforo y horas pico del establecimiento.
• Validación de membresías activas para habilitación de acceso.
• Seguridad industrial y gestión de evacuaciones de emergencia.

El Propietario puede consultar este historial en tiempo real desde el panel de administración de Prissma.

La plataforma incluye un módulo de anuncios que permite al Propietario gestionar contenido informativo y promocional propio hacia sus miembros en dos canales:

• App Prissma del miembro: Banners e imágenes en el portal del miembro.
• Pantalla de visualización (Display TV): Contenido audiovisual en las instalaciones.

El Propietario asume la responsabilidad de que el contenido publicado cumpla la normativa publicitaria colombiana y no vulnere derechos de terceros.

Los perfiles del personal del establecimiento (entrenadores, recepcionistas, administradores) son procesados por Prissma para:

• Asignación de roles y permisos granulares en el sistema.
• Gestión de agendas y asignación de miembros.
• Estadísticas de desempeño y calificaciones.
• Control de acceso a las instalaciones del establecimiento.

El Propietario, como Responsable, garantiza haber obtenido la autorización del personal para este tratamiento.

El Propietario acepta recibir, como parte esencial del servicio SaaS:

• Alertas de vencimiento de membresías de miembros activos.
• Reportes de uso y facturación mensuales.
• Notificaciones de actualizaciones críticas de seguridad.
• Avisos de cambios normativos o regulatorios relevantes.
• Alertas de incidentes de seguridad.

Para proteger el panel de administración con acceso a datos de cientos de miembros:

• Tokens JWT con caducidad automática y rotación de secreto.
• Códigos OTP por correo electrónico al acceder desde dispositivos no reconocidos.
• Cierre automático de sesión por inactividad prolongada.
• Registro de intentos fallidos con bloqueo temporal ante ataques de fuerza bruta.

La plataforma Prissma se aloja en infraestructura de servidores seguros de Contabo GmbH, empresa alemana, en centros de datos ubicados en la Unión Europea.

Jurídicamente esto es una transmisión de datos y no una transferencia: Contabo trata la información por cuenta y bajo instrucciones de Zeissen Software SAS, sin decidir sobre ella y sin convertirse en un nuevo Responsable. La transmisión se ampara en un contrato de transmisión de datos que garantiza el cumplimiento de los estándares exigidos por la legislación colombiana (art. 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 de 2015).

No se le solicita autorización para esta transmisión, porque la ley no la exige. Los centros de datos están en la Unión Europea, que forma parte del Espacio Económico Europeo, al que la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce como territorio con nivel adecuado de protección; por ello la transmisión no requiere declaración ni autorización previa ante la SIC, y la prestación del servicio SaaS no está condicionada a que usted la autorice.

Zeissen Software SAS garantiza que cualquier proveedor tecnológico está contractualmente obligado a respetar los mismos estándares de protección exigidos por la normativa colombiana.

• En tránsito: TLS 1.3 con HSTS y secreto perfecto hacia adelante (PFS).
• En reposo: AES-256 con KMS centralizado.
• Contraseñas: Hash bcrypt/Argon2 irreversible.
• Aislamiento multi-inquilino: Impide el cruce de datos entre establecimientos.
• Respaldos: Copias georredundantes cifradas con pruebas periódicas de restauración.

El sistema registra bitácoras inmutables de todas las acciones administrativas críticas:

• Creación y modificación de perfiles de miembros e instructores.
• Cambios en planes de membresía y tarifas.
• Eliminación o desactivación de registros.
• Acceso al panel financiero y reportes.

Estas bitácoras no pueden ser alteradas ni eliminadas por el Propietario ni por el personal de Zeissen Software SAS.

Zeissen Software SAS podrá emplear modelos estadísticos sobre datos completamente anonimizados para:

• Estadísticas del sector fitness a nivel de industria.
• Mejora de funcionalidades de la plataforma.
• Reportes de tendencias de mercado.

Estos análisis nunca identifican individualmente establecimientos, propietarios ni miembros.

Zeissen Software SAS no instala cookies de publicidad ni rastreo cross-site en el panel de administración.

Conforme a la Ley 1581 de 2012 (Art. 7) y la Ley 2489 de 2025:

• El registro como Propietario está restringido a personas mayores de 18 años con capacidad legal para contratar.
• Si el Propietario inscribe menores como miembros, garantiza tener la autorización expresa del representante legal.
• Los datos de menores no pueden usarse con fines comerciales ni de marketing.

• Conocer sus datos personales en poder de Zeissen Software SAS.
• Actualizar información de contacto, representación legal o configuración.
• Rectificar datos inexactos.
• Suprimir datos cuando cese la relación contractual y no exista obligación legal de conservación.
• Revocar consentimientos opcionales (nota: la revocación de datos esenciales para el contrato SaaS implica terminación del servicio).
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar quejas ante la SIC.

En cumplimiento del Art. 17 de la Ley 1581 de 2012, Zeissen Software SAS se obliga a:

1. Conservar la información bajo condiciones de estricta seguridad.
2. Tramitar consultas y reclamos dentro de los plazos legales.
3. Actualizar la información cuando sea notificado.
4. Reportar brechas de seguridad a la SIC y al Propietario afectado.
5. No ceder ni comercializar los datos del Propietario sin base legal.
6. Respetar la finalidad declarada del tratamiento.

El módulo de notificaciones de Prissma no puede ser utilizado para:

• Envío de spam o comunicaciones no autorizadas.
• Hostigamiento o contacto con ex-miembros sin consentimiento.
• Contenido contrario a la ley colombiana.

Las cuentas que superen tasas de reporte de spam por encima de los estándares de la industria serán notificadas y, en caso de reincidencia, suspendidas.

El Propietario se compromete a mantener indemne a Zeissen Software SAS frente a cualquier reclamación, multa o sanción de la SIC derivada del:

• Mal uso del módulo de notificaciones.
• Falta de autorización adecuada de sus propios miembros o staff.
• Recolección de datos biométricos sin ofrecer alternativa de acceso.
• Inscripción de menores sin autorización del representante legal.

Zeissen Software SAS se reserva el derecho de actualizar esta política ante cambios normativos o funcionales de la plataforma. Cualquier modificación sustancial será notificada al iniciar sesión en el panel. Si la actualización es legalmente significativa, se requerirá nueva aceptación formal.

La presente política (v1.0) entra en vigor desde su publicación y se mantiene durante toda la vigencia del contrato SaaS y el período legal posterior de retención.

De conformidad con la Ley 527 de 1999, la aceptación digital de esta política posee plena validez jurídica equiparable a la firma autógrafa. Al completar el registro, el Propietario declara:

1. Haber leído íntegramente la totalidad de las cláusulas de esta política.
2. Aceptación libre, voluntaria, informada e inequívoca, sin coacción.
3. Asumir la calidad de Responsable del tratamiento de los datos de sus miembros e instructores.
4. Garantizar que no condicionará el acceso a sus instalaciones al suministro obligatorio de biometría.
5. Conocer y aceptar los plazos, procedimientos y sanciones de la SIC.

Versión: v1.0 | Prissma — Zeissen Software SAS | NIT 902063986-9 | Manizales, Colombia

contacto@zeissen.com | www.sic.gov.co